Planung + Design (Outputanalyse)

Viele Unternehmen planen eine Optimierung Ihrer bestehenden Dokumentenverarbeitungslandschaft unter Maßgabe der Reduzierung der mit dem Drucken, Kopieren und Faxen verbundenen Kosten. Ein solches Vorhaben ist unumgänglich mit der Analyse der derzeitig im Einsatz befindlichen Infrastruktur verbunden.

Um eine bestehende Umgebung in einen optimierten Soll-Zustand zu überführen bedarf es detaillierter Informationen der heutigen Strukturen und Prozesse, die in einer sog. Standort-Analyse des heutigen Einsatzes von Dokumentenverarbeitungsgeräten erfasst werden sollten.

Wir haben für unseren Kunden eine modulare Vorgehensweise entwickelt die durch verschiedene Phasen gekennzeichnet ist und eine exakte, objektive und nachvollziehbare Kostenbewertung ermöglicht:

1. Datenerfassung (Vor-Ort-Analyse)
Der erste Schritt ist eine Inventarisierung der verwendeten Geräte, Gerätetypen und das bestehende bzw. zu erwartende Druck-, Kopier- und Faxvolumen. Hierbei werden alle relevanten Informationen in Form einer Vor-Ort-Begehung inklusive Anwendung einer Checkliste aufgenommen.

Die Bestandsaufnahme kann zusätzlich durch den Einsatz einer sog. Page Tracking Software begleitet und optimiert werden.

Auf Wunsch kann eine detaillierte Anwenderbefragung in Form eines Interviews erfolgen. Es besteht die Möglichkeit der Vor-Ort-Befragung oder der Bereitstellung eines Interview-Bogens.

2. Aufbereitung der erfassten Daten (IST-Situation)
In einem zweiten Schritt werden nun diese Informationen inkl. aller Rahmendaten und Umgebungsbedingungen in einer Datenbank erfasst, geprüft und validiert. Danach erfolgt eine digitale Aufbereitung in Form von geographischen Standortplänen, um einen visuellen Überblick über die bestehende Dokumenteninfrastruktur (IST-Situation) zu bekommen.

3. Erstellung eines Optimierungskonzeptes (SOLL-Konzept)
Zunächst erfolgt die Erarbeitung eines Optimierungskonzeptes unter Berücksichtigung verschiedener Maßnahmen zur Reduzierung von direkten Kosten und Prozessverbesserungen. Unter anderem erfolgt eine Optimierung des Mengengerüstes (quantitativ und qualitativ) unter Definition eines auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenen standardisierten Warenkorbes. Verschiedene Strategien (Zentralisierung/Balanced Deployment/Dezentralisierung) und Lösungsansätze werden unter betriebswirtschaftlichen und funktionalen Gesichtspunkten diskutiert.

Parallel erfolgt die visuelle Aufbereitung in Form einer geographischen Darstellung dieser optimierten Infrastruktur (SOLL-Konzept).

Als nächster Schritt folgt die Kostenanalyse wobei alle direkten Kosten erfasst und Bewertet werden. Im Rahmen der Kostenbewertung werden keine kundeninternen Prozess- und Interaktionskosten bewertet. Auf Wunsch kann jedoch auch eine Expertise inklusive der Gesamtkostenbetrachtung (TCO) angefertigt werden.

Abschließend erhalten Sie von uns eine umfangreiche Präsentation der Analyseergebnisse inklusive aller Kostenvergleichsberechnungen und zeigen Ihnen Ihre Einsparungspotenziale und Möglichkeiten auf.