Analyse – Beratung

Die Herausforderung: Transparenz und Kostenreduzierung
Die Stadtverwaltung Wernigerode hat klar formuliert: „Als Behörde sehen wir es als unsere allererste Aufgabe, für die Bürger da zu sein und mit öffentlichen Geldern sparsam umzugehen. Der zunehmende Kostendruck in den Ländern und damit auch in den Behörden war für uns Anlass, über Einsparpotenziale neu nachzudenken.“ Hans Treutler, MA Sachgebiet EDV / Organisation, stellt dabei für den Bereich Printing die entscheidende Frage: „Wie können wir in unserer Behörde die Kosten im Bereich Drucken in den Griff bekommen und trotzdem die Effizienz unserer Kollegen erhöhen um noch besser für unsere Mitbürger da zu sein?“

Die Ausgangslage
Darüber, dass im Bereich Printing erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen wären, waren sich alle Beteiligten einig. Denn, so Hans-Rainer Roos, Sachgebietsleiter EDV /Organisation, „Die Druckkosten waren eine unbekannte und unkalkulierbare Größe. Das jährliche Budget war nie planbar!“ Diese unbefriedigende Situation resultierte aus der über viele Jahre historisch gewachsenen, heterogenen Druckumgebung. Diese Infrastruktur genauer zu durchleuchten, um so alle direkten und indirekten Kosten transparent zu machen, war somit die vordringlichste Aufgabe. Schließlich wollte die Stadtverwaltung ihren Haushalt nicht mit unnötigen Ausgaben weiter belasten. Für die Analyse der Ist-Situation und einer darauf aufbauenden Lösungsempfehlung suchte die Stadtverwaltung ein Unternehmen, das über das dazu notwendig Know-how verfügte und zudem mit den Anforderungen und Prozessen in der öffentlichen Verwaltung bestens vertraut war.

Klare Zielsetzung
Bevor die Stadtverwaltung Wernigerode die Suche nach einem geeigneten Beratungspartner in Angriff nahm, wurde in einer Projektgruppe die grundlegende Zielsetzung definiert. An erster Stelle stand dabei die Analyse der bisherigen Druck-Infrastruktur mit einer detaillierten Aufschlüsselung aller Kosten. Aufbauend auf dieser Analyse sollte ermittelt werden, wie und in welcher Höhe Kosten eingespart werden können, um so die freigesetzten Mittel für andere Haushaltsbereiche einsetzen zu können. Und natürlich sollte die neue IT-Infrastruktur im Druckbereich effizient und leistungsfähig sein und zu einer höheren Produktivität der Mitarbeiter in der Stadtverwaltung führen.

Beratungskompetenz gesucht
Nachdem die Zielsetzung definiert wurde, begann die Suche nach einem geeigneten Beratungsunternehmen. Besonders wichtig war dabei den Verantwortlichen, dass das Unternehmen herstellerunabhängig ist, über eine langjährige Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern verfügt und zudem die besonderen Anforderungen einer Stadtverwaltung im Bereich der Dokumentenverarbeitung kennt. Die Entscheidung fiel schließlich für mc˛ management consulting GmbH als Dienstleister, da das Unternehmen über alle geforderten Qualifikationen verfügt und die Stadtverwaltung zudem mit einem strikten Kostenbewusstsein überzeugen konnte.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Der erste Schritt der fruchtbaren Zusammenarbeit bestand darin, zusammen mit mc² management consulting GmbH ein Projektteam zusammen zu stellen, einen konkreten Projektfahrplan zu definieren und sich auf eine strukturierte Vorgehensweise zu verständigen. Dabei ging es nicht nur darum, die Vorgaben der Verantwortlichen einzubeziehen, sondern auch alle Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt mit einzubinden. Dazu wurden punktuell Anwenderinterviews durchgeführt, die mc² einen ersten Überblick über die IT-Infrastruktur, die Anforderungen der Anwender und das derzeitige Nutzungsverhalten lieferten. Außerdem wurden alle Dokumentenverarbeitungsgeräte, die in der Zentrale und den verschiedenen netzgebundenen Zweigstellen der Stadtverwaltung eingesetzt wurden, quantitativ und geografisch erfasst und die Ausgabevolumina inklusive der damit verbunden Kosten aufgeschlüsselt. Damit wurde das erste Ziel, die Ist-Situation in Bezug auf Ausstattung und Kosten zu dokumentieren, erreicht.

Die Strategie - Konsolidierung
Das Ergebnis der Analyse: In der heterogenen Outputmanagement-Infrastruktur der Stadtverwaltung wurden 171 Geräte eingesetzt, bei denen es sich um 65 verschiedene Modelle von insgesamt 13 Herstellern handelte. Die damit verbundenen Probleme: Es gab keine einheitlichen Prozesse für die Beschaffung, Verbrauchsmaterial wurde dezentral von einzelnen Abteilungen bestellt, für den Support der Geräte waren verschiedene Firmen verantwortlich und die Ausfallzeiten der Geräte waren zu hoch. Auf Basis dieser Fakten entwickelte mc˛ GmbH zusammen mit der Stadtverwaltung eine zukunftssichere Strategie inklusive eines technisch validierten Soll-Konzepts. Basis dieses Konzeptes waren die Empfehlungen, die Anzahl der Geräte zu reduzieren, auf einen einzigen Hersteller zu setzen, die Modellvielfalt zu beschränken und den Betrieb der Printing-Infrastruktur durch ein Full-Service-Konzept zu sichern.

Hohe Einsparungen
Für die Umsetzung des mit der mc˛ GmbH erarbeiteten Soll-Konzepts beauftragte die Stadtverwaltung Wernigerode einen weiteren Dienstleister. Die Ausschreibung für dieses Projekt erfolgte ebenfalls über die mc&sub2; GmbH. Die Anzahl der Geräte konnte auf insgesamt 72 reduziert werden, wobei nur noch 8 verschiedene Modelle eines einzigen Herstellers zum Einsatz kamen. Außerdem wurde ein Full-Service-Vertrag geschlossen, da so alle Kosten für Anschaffung, Betrieb und Support der gesamten Druckinfrastruktur vertraglich fest vereinbarten werden konnten. Die Ausgaben für die Output-Infrastruktur konnte so signifikant gesenkt werden. Aufgrund dieser positiven Erfahrung hat sich die Stadt Wernigerode entschlossen, auch für weitere Projekte zur Optimierung der Infrastruktur auf die Beratungskompetenz und das Projektmanagement der mc&sub2; GmbH zurückzugreifen.

„Ohne die kompetente Beratung und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der mc² management consulting GmbH hätten wir eine Einsparung in dieser Größenordnung nicht erreicht“ lautet die rundum positive Bilanz von Hans Treutler.

Wernigerode
Wernigerode, am Nordrand des Harzes gelegen, ist eine der großen Städte im Landkreis Harz in Sachsen-Anhalt mit ca. 34.000 Einwohnern. Sie ist ein wirtschaftliches, kulturelles und touristisches Zentrum des Landkreises Harz. Der unter Denkmalschutz stehende historische Stadtkern mit seinen mittelalterlichen Fachwerkhäusern und dem Rathaus sowie das auf dem Agnesberg gelegene Schloss zählen zu den touristischen Höhepunkten der „Bunten Stadt am Harz“. Die Stadtverwaltung Wernigerode beschäftigt insgesamt ca. 560 Mitarbeiter.

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